10 Tipps Zeit- und Selbstmanagement

Kleine Soft-Skills für Anwälte, die schnell umsetzbar sind...


veröffentlicht am 22.06.2018

 

Anwälte sind bei den Themen Zeit- und Selbstmanagement besonders gefordert. Viele träumen von der eigenen Kanzlei und einem 8-Stunden-Tag. Die Realität sieht meist anders aus. Die Regel sind Arbeitstage mit zehn bis zwölf Stunden, Arbeit zu Hause am Abend und an den Wochenenden. Daher ist es für viele Anwälte essenziell, sich mit den Themen Zeit- und Selbstmanagement auseinanderzusetzen.

 

Zum Selbstmanagement als Anwalt gehört auch das richtige Outfit ...

Insbesondere Berufseinsteiger müssen am Anfang lernen, wie sie ihre Zeit managen. Dabei haben sie häufig auch noch andere Hürden zu überwinden, bevor Sie mit dem Selbstmanagement überhaupt starten können. Sie müssen sich zu Beginn um ihr Auftreten und den "Ersten Eindruck" kümmern. Als Student ist es noch möglich, in Jeans an der Uni zu erscheinen. Spätestens mit der ersten Anstellung müssen junge Anwälte allerdings einem Dresscode folgen und benötigen geschäftsmäßige Kleidung. Das bedeutet, die jungen Anwälte müssen Geld investieren, noch bevor sie ihr erstes Gehalt erhalten. Hier kann ein kleiner Kredit helfen. Mit einem Online-Kreditvergleich lassen sich die günstigsten Anbieter ausfindig machen, sodass der „Startkredit“ am Ende nicht zu viel Geld kostet und leicht mit dem neuen Gehalt zu bezahlen ist.

 

Zeitfresser & Hindernisse im Arbeitsalltag des Anwalts

Anwälte, die nicht nur beratend tätig sind, haben immer viele Termine, die sie nicht selbst bestimmen können. Richter legen Termine ohne vorherige Rücksprache fest, Fristen sind einzuhalten, oft verschieben sich Termine. Zwischen den Terminen telefonieren Anwälte viel, vor allem mit ihren Klienten, denn den Kontakt mit ihren Mandanten erachten die meisten Anwälte als zu gering. Einige beantworten Telefonate direkt und vereinbaren keinen späteren Telefontermin. Auch die Post und diverse Briefdienste liefern nicht mehr nur einmal am Tag aus. Ununterbrochen erreichen Telefaxe, E-Mails und auch die Gerichtspost die Kanzleien. Daneben müssen Anwälte Besprechungstermine koordinieren und die Beteiligten entsprechend bei den Mandaten einbinden. In den Besprechungen fließen zusätzliche Informationen, die weiterverarbeitet werden müssen, dazu gehört es alles zu notieren und zu terminieren.

Bei all dem ist es wichtig, den Überblick zu behalten und die Termine und Informationen richtig nach folgendem Prinzip zu bewerten:

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Mit den nachfolgenden Top-10-Tipps wird ein ordentliches Büro und effektives Arbeiten zur Routine:

  • 1. Kleinere Aufgaben, die weniger als fünf Minuten Zeitaufwand benötigen, sofort erledigen.

Wenn es länger dauert eine Aufgabe in der To-do-Liste zu notieren als sie zu erledigen, ist es empfehlenswert, die Aufgabe sofort zu erledigen. Alles andere wäre reine Zeitverschwendung.

 

  • 2. Größere Arbeiten in bearbeitbare Schritte unterteilen.

Größere Arbeiten lassen sich oft nicht direkt erledigen. Damit die Aufgabe nicht wie ein unüberwindbares Hindernis erscheint, ist es sinnvoll, sie in kleine, machbare Schritte zu unterteilen und jeden einzelnen Schritt zu terminieren sowie die gesamte Aufgabe immer wieder in der Wiedervorlage zu haben. Das hilft dabei, die Kontrolle über die Fortschritte bei dieser Aufgabe zu behalten. Teilaufgaben daraus lassen sich unter Umständen delegieren.

 

  • 3. Aufgaben nach Priorität bearbeiten.

Aufgaben sollten immer nach Priorität bearbeitet werden. Wer sich mit unwichtigen Aufgaben schon gleich morgens aufhält, schafft sein Tagespensum nicht mehr. Dabei sind Aufgabenlisten und Planungstools wichtig, denn sie helfen dabei, Aufgaben aktiv zu planen und vorzubereiten. Bei der Priorisierung der Aufgaben, ist es sinnvoll, intuitiv vorzugehen. Intuition hat nicht ausschließlich mit Emotionen zu tun, sondern sie basiert vielmehr auf bisherigen Erfahrungen und fachlicher Kompetenz.

 

  • 4. In Zeitblöcken arbeiten.

In Zeitblöcken zu arbeiten ist vielen geläufig, in der Theorie. Doch in der Umsetzung tun sie sich schwer damit. Wer sich für eine bestimmte Zeit, beispielsweise 30 oder 60 Minuten, intensiv einer einzigen Aufgabe widmet und konzentriert daran arbeitet, wird sehr effizient sein. In dieser Zeit ist es wichtig, jegliche Störungen von außen auszuschalten. Dazu gibt es beispielsweise die Pomodoro-Technik, die sich sehr einfach umsetzen lässt. Dazu ist ein Kurzzeitmesser auf 25 Minuten einzustellen. In diesen 25 Minuten ist konzentriertes Arbeiten angesagt. Danach folgen fünf Minuten Pause und es geht weiter mit den nächsten 25 Minuten. Nach vier 25-Minuten-Blöcken folgt eine Pause von 30 Minuten.

 

  • 5. Zeitfresser konsequent abschalten.

Zu den größten Zeitfressern gehören telefonische Unterbrechungen, Post- und E-Mail-Eingang oder die Plaudereien mit dem Kollegen. Da sich diese sogenannten Zeitfresser nicht vollständig vermeiden und ausschalten lassen, ist es notwendig, sich täglich ein gewisses Zeitfenster an Stille für ungestörtes Arbeiten zu schaffen. In dieser Zeit sollten alle möglichen Zeitfresser konsequent ausgeschaltet sein. Ein Schild mit der Aufschrift „bitte nicht stören“ an der Bürotür hält auch die Kollegen fern.

 

  • 6. Ähnliche Arbeiten in Blöcken erledigen.

Es geht viel Zeit dabei verloren, eine Sache nach der anderen abzuarbeiten. Sinnvoller ist es, Blöcke aus gleichartigen Arbeiten zu zusammenhängenden Aktionen zu verbinden. Das heißt, beispielsweise eine halbe Stunde konzentriert telefonieren, alle E-Mails en bloc beantworten oder die Diktate hintereinander erledigen.

 

  • 7. Unwichtige Aufgaben delegieren.

Aufgaben, die weniger wichtig sind, lassen sich an andere delegieren. So entsteht mehr Zeit für die wichtigen Dinge. Bei der Kategorisierung der Aufgaben ist das Eisenhower-Prinzip sehr hilfreich, wobei nach wichtig und dringend unterschieden wird. 

 

  • 8. Benutzte Akten sofort an ihren angestammten Platz zurückbringen.

Benutzte Akten oder auch Bücher sollten sofort wieder an den angestammten Platz zurück. Das hilft, unnötige Sucherei zu vermeiden, wenn die Akte wieder gebraucht wird. Außerdem schafft es Platz auf dem Schreibtisch für die Aufgaben, die gerade anstehen.

 

  • 9. Überflüssige Utensilien gehören dauerhaft vom Schreibtisch verbannt.

Was gerade nicht für die anstehenden Aufgaben notwendig ist, sollte vom Schreibtisch und damit aus dem Blickfeld verschwinden. Damit ist gewährleistet, dass die Aufmerksamkeit auf der Aufgabe ruht, die aktuell zu erledigen ist.

 

  • 10. Den Schreibtisch jeden Tag zum Arbeitsende aufräumen.

Wer seinen Schreibtisch jeden Tag zum Arbeitsende aufräumt, kann am folgenden Tag sofort mit seinen Aufgaben von der To-do-Liste beginnen. Dazu gehört es auch, Notiz- und Schmierzettel zu entsorgen. Alles, was gerade nicht zum Arbeiten notwendig ist, stellt eine Ablenkung dar und sollte vom Schreibtisch verschwinden.

 

 

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