Wie sieht ein gutes Onboarding aus?

Wenn ein neuer Kollege in die Kanzlei kommt


Erinnerst du dich noch an deinen ersten Arbeitstag? Wahrscheinlich weißt du noch genau, wie du deine Kolleg*innen und vielleicht auch deine*n Chef*in zum ersten Mal gesehen hast und wie sie dich empfangen haben. Denn der erste Eindruck zählt und bleibt lange Zeit bestehen. Doch über die Begrüßung deines neuen Kollegen oder deiner neuen Kollegin hinaus gibt es noch viel mehr Dinge, die du für ein gutes Onboarding beachten musst. Wenn du gerade in der Position bist, ein neues Teammitglied zu empfangen und einzuarbeiten, dann solltest du jetzt ganz genau aufpassen. Denn beim Onboarding kann so einiges schiefgehen – und jeder Fehler kann sich auf die Leistung und Motivation des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin auswirken!
 

Noch Fragen? Bleibe in Kontakt!

Der Vertrag ist unterschrieben – also bis zum ersten Tag zurücklehnen und dann mal kurz vorbeischauen und Hallo sagen? Ein gutes Onboarding sieht anders aus: Bliebe mit dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin auch schon vor dem Arbeitsbeginn in Kontakt. Halte ihn oder sie auf dem Laufenden und schreibe ihm zu Beispiel eine Woche vor Beginn, dass sich das Team schon auf sich freut und was ihn an seinem ersten Arbeitstag erwartet. So kann der Kollege oder die Kollegin gleich mit einem guten Gefühl und der Sicherheit, dass sich gut um ihn oder sie gekümmert wird, in den neuen Job starten. Auch für Fragen vonseiten des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin solltest du natürlich jederzeit ansprechbar sein und ausführlich Auskunft geben.
 


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Herzlich willkommen! Der erste Tag

Der große Tag ist da: Ein*e neue*r Kollege*in kommt an. Aber halt – warum weiß denn niemand etwas davon? Kommt ein*e neue*e Mitarbeiter*in zu seinem*ihrem ersten Tag im Büro, dann sollte darüber jeder informiert sein. Was gibt es peinlicheres, als wenn der*die Chef*in nicht weiß, dass heute der erste Tag eines neuen Teammitglieds ist? Schreibe also eine Runde oder halte ein kleines Meeting ab, in dem du erklärst, wer am nächsten Tag oder in der nächsten Woche anfangen wird, wie er oder sie heißt, was ihre Aufgaben sind und wer sich um was kümmert. 
 

Wenn es dann so weit ist, steht die Vorstell-Runde an. Denn das erste, was passieren sollte, wenn ein *e neue*r Mitarbeiter*in in die Kanzlei oder das Unternehmen kommt, ist, dass er*sie das Team kennenlernt. Auch eine kleine Überraschung kann nie schaden. Vielleicht findet sich ja jemand, der etwas backen möchte oder den Schreibtisch ein wenig dekoriert?


Der Kollege ist da – aber alles andere fehlt?

Apropos Schreibtisch: Dieser sollte natürlich schon stehen, bevor der*die Mitarbeiter*in ankommt. Auch gehört zum guten Onboarding, dass die gesamte Ausrüstung bereits am ersten Tag zur Verfügung steht. Dazu gehört natürlich der Computer, aber zum Beispiel auch Schreibmaterial oder ein freier Platz im Regal. Programme, die benutzt werden, sollten bereits auf dem Rechner installiert sein und die IT-Abteilung sollte über den Neuankömmling Bescheid wissen und ihm den Zugang zu allen wichtigen Programmen und Netzwerken freigeschalten haben.
 

Gut Ding will Weile haben

Wer der Meinung ist, mit einem oder einer neuen Mitarbeiter*in müsse man sich eine halbe Stunde zusammensetzen, kurz über seine Aufgaben und Ziele sprechen und dann allem seinen Lauf lassen, der sollte am besten nicht für das Onboarding verantwortlich sein. Denn ein gutes Onboarding ist nicht innerhalb von wenigen Stunden oder Tagen abgeschlossen – besonders bei Stellen mit komplexen Themenbereichen, wie es bei Jus Jobs in der Regel der Fall ist, dauert es oft Monate, bis der oder die neue Mitarbeiter*in vollkommen selbständig arbeiten kann. Bei der Einarbeitung ist also Geduld gefragt. Der oder die Neue sollte nicht gleich mit Aufgaben überhäuft, sondern langsam zu seinem Arbeitspensum hingeführt werden. Auch wenn es viel zu tun gibt, ist es die falsche Herangehensweise, den neuen Kollegen gleich zu Anfang zu überfordern. Versuche einzuschätzen, wie viel der Mitarbeiter leisten kann und spreche mit ihm über sein Arbeitspensum.
 


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Gut angekommen – oder etwa nicht?

Kommunikation ist das A und O im Onboardingprozess – genauso wie es das auch im Arbeitsalltag ist. Gerade am Anfang besteht ein großer Bedarf nach Austausch. Vonseiten des neuen Kollegen oder der neuen Kollegin gibt es bestimmt einige Unsicherheiten, über die er oder sie gern sprechen möchte. Du solltest durch regelmäßige Feedback-Gespräche herausfinden, ob sich der*die Mitarbeiter*in wohlfühlt und was er oder sie sich wünscht. Genauso solltest auch du kommunizieren, ob du mit seinen Leistungen zufrieden bist, wo noch Verbesserungsbedarf besteht und wie du dir die Zusammenarbeit in Zukunft vorstellst. 
 

Nur wer gut integriert ist, arbeitet auch gut

Im Onboarding geht es nicht nur darum, neue Mitarbeiter*innen fachlich in die Prozesse einzubinden. Du musst auch dafür sorgen, dass er oder sie Teil des Teams wird und sich mit der Kanzlei oder dem Unternehmen identifiziert. Nur so kannst du das volle Potenzial des*der neuen Kolleg*innen kennenlernen und ihn oder sie davon überzeugen, auch langfristig zu bleiben. Um das möglich zu machen, helfen zum Beispiel Team-Events. Zusammen mit Kolleg*innen nach Feierabend etwas essen oder trinken zu gehen, hilft, dass sich der oder die Neue schneller ins Team integriert und damit auch eine bessere Leistung bringen kann. Auch größere Teamevents können geplant werden – bei größeren Unternehmen bietet sich auch eine Onboarding-Veranstaltung an, bei der alle neuen Kolleg*innen willkommen geheißen werden.

Besonders hilfreich für eine gelungene Integration in die Kanzlei oder das Unternehmen kann es auch sein, dem oder der neuen Mitarbeiter*in einen Mentor oder „Buddy“ zur Seite zu stellen. In vielen Kanzleien ist dieses Vorgehen Standard und trägt einen wichtigen Teil dazu bei, dass das Onboarding erfolgreich verläuft.
 

Die besten Tipps für ein gutes Onboarding im Überblick:

  • Sorge für einen guten ersten Eindruck

  • Kläre mit neuen Kolleg*innen alle Fragen bezüglich Dresscode und Arbeitszeiten

  • Chef*in und am besten alle Kolleg*innen sollten, wenn möglich, am ersten Tag anwesend sein

  • Achte darauf, dass die Ausstattung schon am ersten Tag vollständig ist

  • Informiere das Team über den Neuankömmling

  • Sei immer erreichbar und ansprechbar

  • Gehe auf neue Kolleg*innen ein, höre zu und gibt ihm Feedback        

 

Ein gutes Onboarding durchzuführen, ist gar nicht so einfach, wie man denkt. Wenn es das erste Mal ist, dass du für einen neuen Kollegen verantwortlich bist, dann stelle sicher, dass du gut vorbereitet bist! Damit der neue Kollege nicht gleich wieder die Flucht ergreift, weil schon in den ersten Tagen nichts funktioniert, solltest du keine Kosten und Mühen scheuen. Denn ein gut integrierter Mitarbeiter lohnt sich am Ende immer – auch in finanzieller Hinsicht!

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